A continuación se detalla cómo se lleva a cabo la organización interna del equipo y las herramientas de gestión utilizadas para que se lleve a cabo.

‍

Comunicación

Toda la comunicación del equipo se lleva a cabo a través de Slack.

La url del equipo en slack es: mendesaltarenstudio.slack.com

En Slack los canales están organizados según su contenido. Estos prefijos en el nombre de los canales nos ayudan a identificar los canales en el buscador y el sidebar nos da guidelines para la nueva creación de proyecto.

En Slack debe haber un canal por cada proyecto activo. De esta forma, toda la comunicación relacionada con un proyecto está centralizada. Como se ha expuesto anteriormente, los canales de proyecto llevan el prefijo 'proj-' para conocer que el contenido está relacionado con un proyecto, ya sea interno o externo.

Si el proyecto es compartido con el cliente se le añade un "share", priorizando el uso más común y no generando dudas sobre si está o no el cliente dentro. Siempre y cuando el canal tenga el 'share' habrá individuos de fuera de la organización.
‍
Ejemplo:
#proj-ejemplocompartido-share

Reuniones

Para organizar los eventos y reuniones, se debe utilizar Google Calendar. El evento en Google Calendar debe ser lo más detallado posible, especificando tanto el nombre del evento como su descripción. Si fuera necesario algún recurso para la reunión, debería incluirse como link, para que todos los participantes de la reunión tengan acceso a este antes de que se celebre.

Consideramos que lo más valioso es el tiempo. Es muy importante respetar los tiempos de las reuniones y avisar con antelación a la persona organizadora si no se va a poder acudir, para que se lo comunique al resto y la reorganice si fuera necesario.

Recuerda que puedes bloquear las horas de "no molestar 🌙" dentro de tu horario.

Si algún miembro del equipo tiene horas en las que no va a estar disponible, por el motivo que fuera, es recomendable que cree un evento en el calendario, con la mayor antelación posible, para que el resto del equipo tenga conocimiento de ello. Además, crear el evento con la función "Fuera de la oficina" de Google Calendar hará que automáticamente se rechacen los eventos.

Horario

Nuestra cultura es remote-first. Tenemos como máxima conciliar el trabajo en equipo, la productividad y la vida personal de los miembros de mendesaltaren. Buscamos la flexibilidad y que cada uno pueda adaptar el horario a sus necesidades. Nuestra oficina está en Madrid, marcando nuestra zona horaria de referencia.
‍
Somos muchos y dicha flexibilidad hace que sea vital compartir horas de trabajo común para agilizar y facilitar los proyectos. A este respecto, se establece un marco de horas en el que todos los miembros del equipo estamos trabajando de forma simultánea. De esta manera, la comunicación y colaboración es más fácil y conseguimos que el equipo se sienta unido. Este marco de solapamiento se produce entre las 10am y las 15pm. El resto del día, cada miembro del equipo se gestiona en base a sus necesidades. Con esta política ponemos el foco en valorar el trabajo por objetivos cumplidos y no en el presentismo.
‍
Para la organización de vacaciones y ausencias utilizamos Factorial. Factorial es una plataforma de Recursos Humanos online que permite:

• Solicitar permisos de vacaciones y ausencias. Estas serán aprobadas o rechazadas por el responsable asignado.
• Tener conocimiento de quién está en la oficina.
• Tener conocimiento del número de días de vacaciones disponibles.

Tip: Añade el calendario de Factorial a Google Calendar. De esta forma podrás ver más fácilmente las ausencias sin necesidad de acceder a Factorial.
Para añadir el calendario de Factorial a Google Calendar, puedes hacerlo así.

Cualquier trabajador debe comunicar al responsable los días de vacaciones o ausencias que quiere disfrutar mediante Factorial. Esto nos permite tener un control de los días de vacaciones disfrutados así como los días en los que algún miembro del equipo no estará en la oficina.

Tipos de ausencias en Factorial

Las vacaciones tienen que ser notificadas, como mínimo, con 15 días de antelación.
Recuerda hablar y coordinarte con el equipo para disfrutar de puentes y fiestas de guardar, así todos los miembros del equipo puedan disfrutar de alguno de ellos a lo largo del año.

• Las vacaciones restan días y necesitan ser estudiadas y aprobadas por los responsables de los proyectos en los cuales se esté trabajando.
• Las ausencias por enfermedad de un miembro del equipo o de un familiar de este no restan días ni necesitan aprobación
• Las ausencias por paternidad no restan días ni necesitan aprobación.
• Las ausencias por imprevistos como pueden ser citas médicas, papeleos o búsquedas de piso no restan días de vacaciones. Todos los trabajadores del estudio tienen permiso para ausentarse bajo estas circunstancias imprevistas, consideradas como una excepción.

Para que esto sea sostenible, no se debe abusar de este permiso. Siempre que exista una ausencia prevista, hay que notificar la ausencia al equipo con antelación de mínimo 3 días.

Política general de vacaciones

Cada trabajador tiene derecho a 22 días laborables de vacaciones anuales o la parte proporcional según el tiempo de contrato. Cada trabajador que forma parte del equipo disfruta de las fiestas estatales y locales correspondientes a la Comunidad Autónoma de Madrid, o a la Comunidad Autónoma donde tenga su residencia habitual.

Revisa nuestra politica de vacaciones

‍

‍