Organización del equipo

En este apartado compartiremos nuestra organización básica a distintos niveles. Por un lado, hablaremos de cómo organizamos el trabajo en base a los objetivos. Bajaremos un escalón para hablar de qué tipo de reuniones realizamos para coordinar y organizar nuestro caudal de trabajo y daremos pistas sobre la manera en la que organizamos un proyecto concreto.

Semana, mes, trimestre y año

En el equipo trabajamos en torno a objetivos. Distinguimos cuatro tipo de objetivos en función de su dimensión: anuales, trimestrales, mensuales y semanales.

Definimos estos objetivos siguiendo los principios S.M.A.R.T., es decir, deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y definidos en un tiempo concreto. Nótese que usamos una variante diferente a la establecida por George T. Doran, ya que sustituimos 'asignables' por 'alcanzables' y 'realistas' por 'relevantes', ya que, para nosotros, es fundamental que estos objetivos tengan impacto y nos acerquen a las metas que queremos alcanzar. En el equipo es imprescindible que todos los objetivos cumplan este criterio porque nos obliga a dejar a un lado los objetivos aspiracionales, reducir el autoengaño y la autocomplacencia.

Cada vez que definimos nuevos objetivos o se actualizan los anteriores, se comparte con todos los integrantes del estudio para hacerlos partícipes. Esto nos permite estar alineados  y compartir la visión del estudio.

Por último, tenemos claro que vivimos en tiempos de cambio constante. Por ello, cada trimestre revisamos los objetivos anuales, tanto para ver si hemos perdido foco como para actualizarlos en función de las nuevas necesidades que hayan podido surgir. Esto nos permite actuar de forma más rápida ante los cambios y hacer que los objetivos anuales no pierdan sentido a lo largo del tiempo.

Objetivos anuales

Los objetivos anuales son ambiciosos. Su función es definir dónde queremos estar en un año. Estos objetivos están relacionados con nuestro rendimiento, propuesta de valor, estrategia y posición competitiva.

Con los objetivos anuales marcamos la meta, pero no el camino. Son abstractos y, por ello, los revisamos y concretamos trimestralmente mediante objetivos más pequeños y medibles.

Objetivos trimestrales

Cada tres meses, se realiza una reunión para definir los objetivos del siguiente trimestre y sus KPIs correspondientes. En esta reunión, revisamos si hemos cumplido los objetivos del trimestre anterior, analizamos el estado actual de la empresa y actualizamos los objetivos para hacer un seguimiento de los objetivos anuales, así podemos ver en qué debemos hacer más foco para mejorar. Gracias a los KPIs podemos seguir de cerca el crecimiento y consecución de los objetivos.

Objetivos mensuales

Los objetivos mensuales surgen para simplificar los objetivos trimestrales, transformando estos en acciones a realizar. A principio de cada mes tiene lugar una reunión en la que organizamos el trabajo, definimos los objetivos del mes y establecemos prioridades. La planificación mensual nos ayuda a tener una visión más amplia que a una semana, así eludimos posibles problemas del futuro.

Objetivos semanales

En el día a día del estudio trabajamos con objetivos semanales coordinando intereses y equipos. Para organizar y compaginar los distintos equipos y proyectos con los que trabajamos, adaptamos la metodología Scrum a nuestro trabajo. Realizamos plannings, dailies y retrospectivas para gestionar cada proyecto y al equipo.

Reuniones

A la hora de convocar reuniones nos inspiramos en las metodologías ágiles. Perseguimos el pragmatismo, la empatía y el respeto por el tiempo de nuestros clientes y compañeros. En ningún caso convocamos reuniones donde haya personas que no vayan a aportar valor e intentamos mantener un foco en encontrar soluciones. Establecemos objetivos claros y directos para cada reunión y evitamos en todos los casos establecer comités. Es mucho más operativo realizar pequeños encuentros informales de dos o tres personas que tratar de crear una dinámica de asamblea que, en la mayoría de los casos, acaba a la deriva, con muchas opiniones cruzándose sin llegar a una solución final.

Cuando entramos en el terreno de las opiniones se vuelve complicado llegar a una conclusión operativa. Nos resulta mucho más ágil y eficiente que un pequeño squad idee prototipe una solución para luego revisarla internamente y construir que tratar de llegar a dicha solución en conjunto. Para que esta forma de trabajar tenga sentido, es obvio que las personas que participen deben tener conocimientos variados y tener visibilidad de todo lo necesario. No rechazamos la figura del experto, pero a la hora de establecer un punto de partida, un panel de expertos puede volverse farragoso.

Recomendaciones:

• Fijar con atención aquellas reuniones de las que se tiene conocimiento y se pueden prever.
• Esto no quiere decir que no se puedan tener reuniones espontáneas con miembros del equipo, pero, para reuniones en las que involucramos a muchas personas, es importante poder anticiparnos.
• Ser previsores estimando la duración de las reuniones. Solemos subestimar su duración, pero, una vez hemos tomado el pulso a nuestro compañero/ partner/ cliente, podemos estimar una duración más aproximada.
• Deja un margen de seguridad de 30 min entre reunión y reunión. Si no, es muy probable que acabes solapándolas, llegando tarde o sin apenas tiempo para preparar nada de una a otra.
• Avisa por Slack (o tu canal de comunicación) si prevés que vas a llegar tarde y hazlo con la mayor antelación posible. Es preferible avisar 15 min antes y, finalmente, llegar a tiempo o con un retraso de 5 min, que esperar al último momento. Avisando con el tiempo suficiente, los otros asistentes podrán planificarse y aprovechar su tiempo mientras tú te liberas.
• Tener la cámara encendida durante las reuniones ayuda al equipo a empatizar con la persona que está hablando y fomentan la comunicación. Sobre todo en aquellas sesiones que sean bidireccionales. De esta forma, evitamos hablar con una pantalla y pasamos a hacerlo con una persona.
• Utilizar el layout de tu herramienta de videollamadas que te permita ver a todos los participantes al mismo nivel. Por ejemplo, en Hangouts tenemos una vista de mosaico.
• Distingue lo urgente de lo importante. No todo asunto necesita una reunión. No tengas miedo a pedir que te trasladen lo necesario en un email o por Slack. Si todos pensamos de esta manera invadiremos menos el tiempo de los demás y aprenderemos a ser más previsores y/o pacientes con la información que necesitamos.
• Grabar las reuniones puede ser un recurso en aquellos momentos en los que no podamos unirnos, pero que exista esa posibilidad no debe ser una excusa para no hacerlo. Antes de grabar, se debe pedir permiso a todos los asistentes.
• Mandar un resumen con las notas y próximos pasos de la reunión a los participantes para que todo el equipo involucrado esté alineado. Este resumen no tiene que ser extenso, es decir, tras la reunión, no debe llevar más de cinco minutos redactarlo. Para ello, puede redactarse en formato de bullet points y es aconsejable que las notas, siempre que se pueda, se tomen directamente en Notion.

Link a la plantilla de reuniones

Herramientas para reuniones

Trabajar en remoto con tus compañeros o el cliente no tiene porqué ser limitante. Puedes proveerte de muchas herramientas para que la comunicación sea fluida. Ya conocemos cómo hacer videoconferencias (Slack, Hangouts, Skype), en las que se pueda compartir pantalla, pero existen otras herramientas que pueden ayudarte más según qué se vaya a tratar:

• Usa Miro, Figma o LucidChart para trabajar en línea sobre kanban, flujos, mindmaps... Es colaborativa y a tiempo real.
• Con TeamViewer puedes controlar de manera remota el equipo de tu interlocutor y ayudarle en determinadas tareas.

Planning semanal

Reunión semanal en la que se analiza el estado de los proyectos y se fijan los objetivos a alcanzar y tareas a completar en la semana que comienza.

Planning Equipo

Esta reunión se realiza los lunes y en ella están presentes todos los miembros del equipo. En la Planning del estudio se analiza el estado de los proyectos que se están realizando. Este análisis incluye:

• Cómo fue la semana anterior.
• Cómo se presenta la semana que comienza.
• Bloqueos que pueden haber surgido.

Planning Proyecto

Cada responsable de proyecto tiene una reunión con los miembros del equipo que forman parte de dicho proyecto. En ella, se deben determinar qué tareas del Backlog se van a completar en el Sprint que comienza, pasando estas de Backlog a Sprint Backlog.

Geekbot daily meeting

La daily se completa diariamente por todos los miembros del equipo. Es una forma de recapitular, sobre todo, lo que se ha hecho el día anterior, los objetivos para ese día y los posibles bloqueos que se han encontrado.

Para realizarla utilizamos un bot en Slack:

• Cada miembro del equipo puede elegir en qué momento completarla.
• No es necesaria la presencia de todos los miembros del equipo para llevarse a cabo.
• Al poder acceder a ella fácilmente en Slack, todos los miembros del equipo tendrán conocimiento de la daily de sus compañeros.

Para asegurarnos que todas las personas del equipo están al tanto y conocen en qué se está trabajando, se deben leer las dailies del resto de miembros del equipo. Para marcar que se ha leído la daily de un compañero se reacciona con un "✅" al mensaje generado por Geekbot en el canal #daily.

Preguntas para completar la daily

Estas preguntas las lanza Geekbot automáticamente a la hora que fijemos o al utilizar el comando report.

Para contestar a las preguntas se utiliza el template que se encuentra a continuación, así se consigue unificar las respuestas de todos los miembros del equipo.

¿Qué hiciste ayer?

Nombre del proyecto 1

• ✅ Tarea completada.
• ➕ Tarea realizada que no estaba contemplada al inicio del día anterior.
• ❌ Tarea no completada (se debe acompañar de los motivos, para dar información al resto del equipo).
• ⚙️ Tarea en proceso (exclusivo para tareas de larga duración que no pueden ser divididas).

Nombre del proyecto 2

• ✅ Tarea completada

¿Qué vas a hacer hoy?

Nombre del proyecto 1

• Tarea a realizar
• Tarea a realizar
• Tarea a realizar

Nombre del proyecto 2

• Tarea a realizar

¿Cuándo estará listo?

Al tratarse de una daily todas las tareas que se programan para el día deberían completarse. Sin embargo, puede haber tareas que requieran más de un día de realización. Esta pregunta nos da la oportunidad de concretar cuándo esperamos acabarlas, de forma que el proyecto no quede bloqueado.

¿Necesitas ayuda de algún compañero?

Menciona a las personas de las que necesitas soporte.

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